Udostępnianie zbiorów
Jak digitalizować i opisywać zbiory?
Jak digitalizować i opisywać zbiory?Poprawne zeskanowanie zdjęcia czy szczegółowy opis materiałów archiwalnych są ważne.
Poprawny opis i digitalizacja pozwalają w pełni zabezpieczyć zbiory
To również sposób na zachowanie informacji o twórcach czy darczyńcach
Dzięki temu zbiory będą także łatwiejsze do odnalezienia i użycia przez odbiorców
Jak opisywać zbiory?
Swoje zbiory opisujesz poprzez Otwarty System Archiwizacji. To system intuicyjny i dostosowany do użytkowników i użytkowniczek, który krok po kroku przeprowadza Cię przez kolejne etapy opisu. To niezwykle ważne, bo to właśnie poprzez wyszukiwanie słów i haseł odbiorcy i odbiorczynie poznają zbiory Twojego archiwum. To właśnie z poziomu OSA możesz, ale nie musisz, udostępnić swoje zbiory (całość lub tylko część) na portalu Zbiory Społeczne.Przy opisie niezbędne są takie dane jak tytuł, który pozwoli rozpoznać dany materiał, a także data powstania, miejsce i twórca/twórczyni – czyli informacje, po jakich najczęściej użytkownicy i użytkowniczki portalu przeszukują zbiory archiwów społecznych.Nie pomijaj pogłębionego opisu materiału. Nie tylko zwiększa on możliwość wyszukiwania na portalu, lecz także stanowi nieocenione źródło informacji dla odbiorców i odbiorczyń. Pozwala lepiej zrozumieć dane zdjęcie, skan czy nagranie. Opracowując swój opis, zastanów się, co będzie szczególnie ważne dla odbiorcy i odbiorczyni, których poziom wiedzy o danym temacie czy regionie może być mniejszy niż Twój.Jeśli brakuje Ci jakichś informacji, zwróć się do osób, które przekazały Ci materiały – w wielu wypadkach mogą dysponować wiedzą, która pozwoli Ci stworzyć wyczerpujący opis.
Hierarchia opisu archiwalnegoPamiętaj, że opis zbiorów zaczynasz od ogólnych informacji o całości materiałów – ten poziom opisu nazywamy „zespół” lub „zbiór”. Następnie w swojej kolekcji wydzielasz mniejsze grupy, które łączy np. podobny temat – ten poziom opisu to „jednostka archiwalna”. Na koniec natomiast opisujesz pojedyncze dokumenty – skany, fotografie czy nagrania.
Opis dokumentów z różnymi formatami plikówPamiętaj, że dla archiwum społecznego ważne jest jak najdokładniejsze opisywanie pojedynczego materiału. Opisywać możesz szczegółowo to, co widzisz na fotografii, co przeczytasz w liście lub usłyszysz w nagraniu.Ważne będą historie dotyczące osób, miejsc wydarzeń, ale istotne może okazać się również to, co istnieje poza opisywanym przez Ciebie materiałem: historia zapisana na odwrocie fotografii czy ta, którą usłyszałeś/usłyszałaś od osoby przekazującej do Twojego archiwum swoje fotografie.
Zobacz przykłady dobrze opracowanych opisów zbiorówJak digitalizować materiały?
Digitalizacja polega na stworzeniu cyfrowej wersji oryginalnego dokumentu (dokumentu tekstowego, fotografii, nagrania audio lub wideo, obiektu przestrzennego itp.), która będzie jak najwierniej oddawała wszystkie możliwe do odwzorowania cechy oryginału.Od tego, czy odpowiednio przygotujemy dokumenty do digitalizacji oraz jak ją przeprowadzimy, zależy jakość kopii cyfrowej i jej przydatność dla użytkowników i użytkowniczek. Poprawnie zrealizowana digitalizacja przy użyciu odpowiedniego sprzętu nie tylko pozwala na udostępnienie kopii dobrej jakości, lecz przede wszystkim – nie naraża oryginałów na uszkodzenie.
Gdzie nauczysz się dobrze opisywać i digitalizować zbiory?Podręcznik dla archiwistów społecznychMateriał dla archiwistów i archiwistek na każdym poziomie zaawansowania – przeczytaj całość online lub zamów bezpłatnie kopię drukowaną.
Szkolenia Centrum Archiwistyki SpołecznejWebinary oraz szkolenia na żywo dla archiwów społecznych prowadzone przez ekspertów i ekspertki CAS w całej Polsce.
